Laatst bijgewerkt: 19 september 2026

​

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere inschrijving voor en deelname aan The Non-Negotiables Summit, georganiseerd door ASD Consult bv, met maatschappelijke zetel te Boskant 62, 2460 Lichtaart, België, ondernemingsnummer BE0448.041.119, hierna de "Organisator".

​

Door zich in te schrijven voor The Non-Negotiables Summit, hierna de "Summit", aanvaardt de inschrijver deze algemene voorwaarden.

​

A. Doelpubliek en inschrijving

​

Art 1. The Non-Negotiables Summit is een professioneel evenement gericht op C-level executives, senior leaders, ondernemers en andere professionele deelnemers die aansluiten bij het profiel en de doelstellingen van de Summit.

​

Art 2. De Organisator behoudt zich het recht voor om inschrijvingen te toetsen aan dit deelnemersprofiel. Indien een inschrijving niet wordt aanvaard, worden eventueel reeds betaalde inschrijvingsgelden volledig terugbetaald.

​

Art 3. Een inschrijving is persoonlijk en wordt definitief na bevestiging door de Organisator en ontvangst van de volledige betaling.

​

Art 4. De Organisator kan het aantal deelnemers beperken. Zolang een betaling niet is ontvangen, kan de Organisator de gereserveerde plaats vrijgeven. Inschrijving is dus pas volledig vanaf ontvangst van de volledige som inschrijvingsgelden.

​

B. Prijs en betaling

​

Art 5. De deelnameprijs is de prijs die op het moment van inschrijving wordt vermeld op de website, het inschrijvingsformulier, de offerte of de factuur. Daarbij wordt aangegeven of de prijs inclusief of exclusief btw is. 

​

Art 6. Na inschrijving ontvangt de deelnemer een factuur. Tenzij anders vermeld, dient deze binnen veertien kalenderdagen na factuurdatum te worden betaald en in ieder geval vóór aanvang van de Summit. Bij een inschrijving minder dan veertien dagen vóór de Summit zal onmiddellijke betaling worden gevraagd.

​

Art 7. De deelnameprijs omvat uitsluitend de diensten en faciliteiten die bij de betreffende ticketformule of inschrijving uitdrukkelijk worden vermeld. Vervoer, parking, persoonlijke uitgaven, bijkomende hotelkosten en andere niet uitdrukkelijk vermelde kosten zijn niet inbegrepen.

​

Art 8. Bij laattijdige betaling kunnen, voor zover wettelijk toegestaan, de toepasselijke verwijlinteresten en vergoedingen worden aangerekend.

​

C. Annulering door de deelnemer

​

Art 9. Omdat de Organisator ruim vooraf financiële en contractuele verbintenissen aangaat voor onder meer locatie, catering, productie en faculty, gelden bij annulering door de deelnemer de volgende voorwaarden:

​

§1 - bij annulering meer dan twee maanden vóór de startdatum van de Summit: terugbetaling van 100% van het betaalde inschrijvingsgeld, verminderd met € 50 administratiekosten;

§2 - bij annulering tussen twee maanden en één maand vóór de startdatum van de Summit: terugbetaling van 50% van het betaalde inschrijvingsgeld;

§3 - bij annulering minder dan één maand vóór de startdatum van de Summit: geen terugbetaling.

​

Art 10. Een annulering dient schriftelijk te gebeuren via info@thenonnegotiablessummit.com. De datum waarop de Organisator de annulering ontvangt, bepaalt welke annuleringsregeling van toepassing is.

​

Art 11. Niet-deelname zonder voorafgaande annulering ("no-show") geeft geen recht op terugbetaling en ontslaat de deelnemer niet van een nog openstaande betalingsverplichting. 

​

D. Vervanging van een deelnemer

​

Art 12. Kan een deelnemer zelf niet aanwezig zijn, dan mag hij of zij kosteloos een vervanger voorstellen, ook indien de normale annuleringstermijn reeds is verstreken. De vervanger moet aansluiten bij het professionele doelpubliek van de Summit en een vergelijkbaar senioriteitsniveau hebben, zoals C-level, ondernemerschap of senior leadership.

​

Art 13. Een vervanging moet vooraf worden gemeld via info@thenonnegotiablessummit.com en wordt definitief na bevestiging door de Organisator. De Organisator zal een voorgestelde vervanging uitsluitend weigeren wanneer het profiel van de vervanger redelijkerwijs niet aansluit bij het doelpubliek of de aard van de Summit.

​

E. Wijzigingen aan programma, faculty, timing of locatie

​

Art 14. De Organisator stelt het programma, de faculty en de praktische organisatie van de Summit met de grootste zorg samen. Omstandigheden kunnen evenwel vereisen dat onderdelen van het programma, het tijdschema, de zaalindeling, de locatie of de aangekondigde faculty worden aangepast. Niet-wezenlijke wijzigingen, zoals de vervanging van een spreker, een wijziging in de volgorde of timing van sessies, een aanpassing van het programma of een verandering van locatie binnen dezelfde regio, geven geen recht op annulering, terugbetaling of schadevergoeding.

​

Art 15. Van een wezenlijke wijziging kan onder meer sprake zijn wanneer:

• de datum van de Summit wordt gewijzigd;

• de Summit naar een wezenlijk andere locatie of regio wordt verplaatst;

• een substantieel gedeelte van het aangekondigde kernprogramma wegvalt zonder gelijkwaardig alternatief;

• meer dan de helft van de aangekondigde faculty wegvalt zonder vergelijkbare vervanging.

• ​

Art 16. In geval van een wezenlijke wijziging brengt de Organisator de deelnemers zo snel mogelijk op de hoogte. De deelnemer kan vervolgens kiezen om de gewijzigde deelname te aanvaarden of zijn inschrijving kosteloos te annuleren en het betaalde inschrijvingsgeld terug te ontvangen.

​

F. Annulering door de Organisator

​

Art 17. Indien de Organisator beslist de Summit volledig te annuleren en geen vervangende datum of gelijkwaardig alternatief aanbiedt, wordt het betaalde inschrijvingsgeld volledig terugbetaald.

​

Art 18. De Organisator is, behoudens waar de wet anders bepaalt, niet gehouden tot vergoeding van bijkomende kosten die de deelnemer zelf heeft gemaakt, zoals vervoer, extra hotelovernachtingen, parking, tijdverlies of andere persoonlijke of professionele uitgaven.

​

G. Overmacht en uitzonderlijke omstandigheden

​

Art 19. De Organisator is niet aansprakelijk wanneer de Summit geheel of gedeeltelijk niet, niet tijdig of niet op de oorspronkelijk voorziene wijze kan plaatsvinden als gevolg van omstandigheden buiten zijn redelijke controle. Hieronder kunnen onder meer vallen: natuurrampen, extreme weersomstandigheden, brand, oorlog, terrorisme, ernstige veiligheidsdreigingen, epidemieën of pandemieën, stakingen, grootschalige transportverstoringen, uitval van essentiële infrastructuur, overheidsmaatregelen of andere uitzonderlijke omstandigheden, voor zover deze de organisatie of veilige uitvoering van de Summit daadwerkelijk onmogelijk of redelijkerwijs onverantwoord maken.

​

Art 20. In dergelijke omstandigheden zal de Organisator in eerste instantie trachten de Summit te verplaatsen of een redelijk gelijkwaardig alternatief aan te bieden.

​

§1 - Indien de Summit definitief wordt geannuleerd zonder vervangende datum of gelijkwaardig alternatief, worden de voor deelname betaalde bedragen terugbetaald, behoudens eventuele afwijkingen die uit dwingend toepasselijk recht voortvloeien.

§2 - Indien een nieuwe datum wordt aangeboden, wordt de inschrijving automatisch naar die datum overgedragen. Kan de deelnemer op die nieuwe datum niet aanwezig zijn, dan kan hij kosteloos annuleren en wordt het betaalde inschrijvingsgeld terugbetaald.

​

H. Toegang en gedrag

​

Art 21. De Organisator wil een professionele, respectvolle en veilige omgeving creëren voor alle deelnemers, faculty, partners en medewerkers. Deelnemers dienen zich te onthouden van gedrag dat intimiderend, discriminerend, agressief, gevaarlijk, ernstig storend of anderszins onverenigbaar is met het professionele karakter van de Summit.

​

Art 22. De Organisator behoudt zich het recht voor een deelnemer bij ernstige of herhaalde inbreuken de toegang tot de Summit te weigeren of hem of haar van het evenement te verwijderen. Wanneer een deelnemer wegens een ernstige schending van deze gedragsregels wordt verwijderd, geeft dit in beginsel geen recht op terugbetaling.

​

Art 23. Toegangsbewijzen en badges zijn persoonlijk en mogen niet aan derden worden overgedragen buiten de vervangingsprocedure uit artikel 4.

​

I. Aansprakelijkheid

​

Art 24. De Organisator staat in voor een zorgvuldige organisatie van de Summit. De Organisator is, binnen de grenzen toegestaan door het toepasselijke recht, niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder onder meer winstderving, gemiste zakelijke kansen of reputatieschade die voortvloeit uit de deelname aan de Summit. De deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor zijn of haar persoonlijke bezittingen. De Organisator is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging daarvan, behalve wanneer de schade rechtstreeks het gevolg is van een fout waarvoor de Organisator wettelijk aansprakelijk is.

​

Art 25. De Organisator kan voor bepaalde onderdelen van de Summit een beroep doen op externe dienstverleners, waaronder locaties, cateraars, hotels en technische leveranciers. De Organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor handelingen van dergelijke onafhankelijke derden die buiten zijn redelijke controle vallen, zonder afbreuk te doen aan aansprakelijkheid die volgens dwingend recht bij de Organisator rust.

​

Art 26. Informatie, inzichten en standpunten die tijdens de Summit door faculty, sprekers of andere deelnemers worden gedeeld, zijn informatief van aard en vormen geen individueel juridisch, financieel, fiscaal, medisch of ander professioneel advies. De Organisator garandeert geen specifiek professioneel of zakelijk resultaat als gevolg van deelname.

​

Art 27. Geen enkele bepaling in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit wanneer een dergelijke uitsluiting wettelijk niet is toegestaan, onder meer in geval van opzet of andere gevallen waarin aansprakelijkheid volgens dwingend recht niet kan worden beperkt.

​

J. Intellectuele eigendom en opnames

​

Art 28. De inhoud van presentaties, slides, werkdocumenten, modellen, video's, teksten en andere materialen die tijdens of in verband met de Summit worden aangeboden, kan beschermd zijn door intellectuele eigendomsrechten van de Organisator, de experts of andere rechthebbenden. Deelnemers mogen deze materialen gebruiken voor persoonlijk of intern professioneel gebruik, tenzij anders aangegeven.

​

Art 29. Het is niet toegestaan om beschermde materialen zonder voorafgaande toestemming commercieel te exploiteren, integraal te reproduceren, publiek te verspreiden of als eigen materiaal voor te stellen.

​

Art 30. Het maken van integrale audio- of video-opnames van sessies is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van de Organisator en, waar relevant, de betrokken spreker.

​

K. Vertrouwelijke sessies

​

Art 31. Bepaalde sessies of gesprekken kunnen door de Organisator of de betrokken spreker uitdrukkelijk als vertrouwelijk worden aangeduid. Wanneer voor een sessie specifieke vertrouwelijkheidsregels of de Chatham House Rule worden aangekondigd, verbinden deelnemers zich ertoe deze regels te respecteren. Informatie die buiten dergelijke uitdrukkelijk vertrouwelijke sessies wordt gedeeld, wordt niet automatisch als vertrouwelijk beschouwd.

​

L. Foto, video en beeldmateriaal

​

Art 32. Tijdens de Summit kunnen foto's en video-opnames worden gemaakt om het evenement te documenteren en erover te communiceren. De Organisator kan algemene sfeerbeelden maken waarop deelnemers als onderdeel van het evenement of een grotere groep voorkomen, met respect voor hun recht op afbeelding en privacy. Voor gerichte foto's, interviews, testimonials of andere beelden waarop een individuele deelnemer duidelijk het hoofdonderwerp vormt en die voor promotionele of commerciële doeleinden worden gebruikt, wordt waar vereist afzonderlijke toestemming gevraagd.

​

Art 33. Een deelnemer die om bijzondere redenen niet herkenbaar in beeld wenst te komen, kan dit vooraf of tijdens de Summit melden bij de Organisator via info@thenonnegotiablessummit.com of bij het organisatieteam ter plaatse. De Organisator zal hiermee in de mate van het redelijke rekening houden.

​

Art 34. Het gebruik van persoonsgegevens en beeldmateriaal gebeurt overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

​

M. Persoonsgegevens en privacy

​

Art 35. De Organisator verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onder meer:

• de verwerking en administratie van inschrijvingen;

• facturatie en betaling;

• praktische communicatie over de Summit;

• toegangscontrole en deelnemersbeheer;

• organisatie en veiligheid;

• communicatie waarvoor de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven of waarvoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.

 

Art 36. Persoonsgegevens worden niet voor marketingdoeleinden aan externe partijen verkocht.

​

Art 37. Gegevens kunnen worden gedeeld met dienstverleners wanneer dat noodzakelijk is voor de organisatie van de Summit, zoals ticketing-, IT-, betalings-, locatie- of cateringpartners, met inachtneming van de toepasselijke privacyregels.

​

N. Communicatie tussen deelnemers en partners

​

Art 38. Deelname aan de Summit houdt niet automatisch in dat contactgegevens van deelnemers mogen worden gedeeld met andere deelnemers, partners of sponsors. Indien de Organisator een deelnemerslijst, networkingtool of vergelijkbare functionaliteit aanbiedt waarin persoonsgegevens zichtbaar zijn voor derden, wordt de deelnemer hierover vooraf geïnformeerd en gebeurt dit overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

​

O. Klachten

 

Art 39. Eventuele klachten over de inschrijving of de organisatie van de Summit kunnen worden gericht aan info@thenonnegotiablessummit.com. De Organisator streeft ernaar klachten zo snel mogelijk en in overleg met de betrokken deelnemer op te lossen.

​

P. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

​

Art 40. Op de inschrijving, deelname en deze algemene voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen behoren, voor zover wettelijk toegestaan, tot de bevoegdheid van de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Turnhout.

​

Art 41. Dwingende wettelijke regels inzake rechtsmacht of consumentenbescherming blijven onverkort van toepassing.

​

Q. Deelbaarheid

​

Art 42. Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of onafdwingbaar blijken, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen de betrokken bepaling in dat geval, voor zover nodig, vervangen door een geldige bepaling die het doel en de economische strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

​

R. Toepasselijkheid en wijzigingen

​

Art 43. De versie van de algemene voorwaarden die van kracht is op het moment van de inschrijving is van toepassing op de overeenkomst met de deelnemer. Wijzigingen aan deze algemene voorwaarden na een definitieve inschrijving hebben geen nadelige invloed op reeds verworven rechten van de deelnemer, tenzij de wijziging wettelijk vereist is. Deze algemene voorwaarden maken samen met de inschrijvingsbevestiging en de informatie over de gekozen ticketformule deel uit van de overeenkomst tussen de deelnemer en ASD Consult bv.

​

S. Contact

​

Art 44. Vragen over deze voorwaarden of over een inschrijving kunnen worden gericht aan: 

​

The Non-Negotiables Summit

Georganiseerd door ASD Consult bv

Boskant 62
2460 Lichtaart

België 

BE0448.041.119 

​

info@thenonnegotiablessummit.com

​

​

 

​